Een
rechtspersoon is verplicht een administratie te voeren en te bewaren. Indien
het bestuur niet aan deze verplichting voldoet, net als bijvoorbeeld het niet
tijdig publiceren van de jaarrekening, vervult zij de bestuurstaak
onbehoorlijk. In geval van faillissement wordt vermoed dat dat ‘handelen’
(lees: nalaten) een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Indien dat
bewijsvermoeden niet kan worden ontkracht, brengt dat met zich dat het bestuur
aansprakelijk kan worden gehouden voor niet betaalde schulden.
Rechtspraak
rond de eisen die aan het voeren van een deugdelijke projectadministratie
worden gesteld, is schaars. De Rechtbank Rotterdam heeft op 20 januari 2021
(ECLI:NL:RBROT:2021:627) bestuurders met de schrik vrij laten komen over een
situatie waarbij een gefailleerd bedrijf niet zelf kon beschikken over
projectadministratie, omdat die in het bezit was van een onderaannemer. De
curator was in dat geval van mening dat de bestuurders van het gefailleerde
bedrijf om die reden aansprakelijk waren voor het faillissementstekort.
De
onderaannemer hield de projectadministratie vanwege een betalingsachterstand
achter. As gevolg daarvan had de curator niet snel de financiële toestand van
de vennootschap in beeld.
De curator was
vervolgens van mening dat de aard van de uit te voeren installatiewerkzaamheden
met zich zou brengen, zeker gezien de complexiteit van installaties, rekening
gehouden had moeten worden met meer- en minderwerk, dat echter bij de aannemer
zelf onvoldoende in beeld was.
De Rechtbank
was het met de curator oneens.
Daarbij stelde
de Rechtbank voorop dat het installatiebedrijf beschikte over saldilijsten en
kolommenbalansen die op zichzelf snel en gedetailleerd inzicht verschaften in
de rechten en verplichtingen van de onderneming. Het enkele feit, aldus deze
lagere rechter, dat de urenadministratie zich niet bij het installatiebedrijf,
maar bij een onderaannemer bevindt, bracht in deze zaak niet met zich dat het
installatiebedrijf is tekort geschoten in de administratieplicht. De bestuurders
waren, aldus de rechter, voor het tekort dan ook niet aansprakelijk.
Toch is
voorzichtigheid op zijn plaats. Per 1 juli 2022 zal een gewijzigde omgevingswet
worden ingevoerd. Met die operatie wordt tevens het Burgerlijk Wetboek, titel
Aanneming van werk, aangepast. Er komt een nieuw artikel 7: 757a BW, waarbij
het zogenoemde opleverdossier wordt geïntroduceerd, daar waar het om aanneming
van een bouwwerk handelt. Dat dossier bevat gegevens en bescheiden die volledig
inzicht geven in de nakoming van de overeenkomst door de realiserende partij.
Een tweede
wettelijke noviteit wordt gevonden in artikel 7: 758 BW, waaraan een vierde lid
wordt toegevoegd. Het betreft een omkering van de bewijslast waarbij de
aannemer van een bouwwerk aansprakelijk is voor gebreken die bij de oplevering
niet zijn ontdekt, tenzij die gebreken niet aan de aannemer zijn toe te
rekenen.
In de relatie
tot een consument-opdrachtgever is sprake van dwingend recht.
Met
bovengenoemde nieuwe wet neemt het belang van een deugdelijke
projectadministratie toe. Het zou dan zomaar zo kunnen zijn dat een bestuurder,
indien deze niet de beschikking heeft over het wettelijk voorgeschreven
opleverdossier, in een soortgelijk geval als nu aan de Rechtbank Rotterdam
voorgelegd, een anders oordelende rechter op zijn pad zal vinden.
Kort en goed:
zeker vanaf 1 juli 2022 dient een zichzelf respecterende aannemer, waaronder
ook een installatiebedrijf wordt verstaan, te zorgen voor een deugdelijk
(oplever)dossier en projectadministratie.